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PR 101 - Conseils de pro

Maintenant sorti de la torpeur de l’hiver, vous êtes gagné par la frénésie printanière de l’organisation d’événements ? Pas de panique ! Voici 3 questions essentielles à se poser pour planifier un événement qui fera grimper le mercure du thermomètre en vous gardant la tête froide.

 

1- Un événement, mais pourquoi ?

Vous êtes-vous déjà demandé pour quelle raison vous devriez succomber à l’effervescence événementielle qui vient toujours avec l’arrivée de la saison chaude ? Est-ce pour positionner votre entreprise, pour lancer une nouveauté, pour récompenser vos employés ou pour courtiser une nouvelle clientèle ? La première étape pour un événement réussi est de déterminer clairement son objectif. Vous rentabiliserez ainsi vos investissements !

 

2-  Quelle est le moment idéal ?

Comme vous n’inviteriez pas un oiseau de nuit à un événement matinal, il serait bien malavisé d’inviter des travailleurs à un événement en pleine journée. Voilà pourquoi il faut déterminer QUI on invite d’abord, pour établir À QUEL MOMENT doit se tenir l’activité.

 

Vous n’aurez donc plus de sueurs froides en voyant l’heure de votre événement approcher : vos invités n’auront aucune raison de ne pas s’y présenter !

 

3- Comment ne rien oublier ?

Planifiez tout à l’avance : la liste d’invités, le lieu, la disposition de la salle, la décoration, les équipements audiovisuels, les discours et leur ordre, etc. Sans l’expérience ou les ressources nécessaires, faites appel à des professionnels. Ils pourront vous éviter bien des maux de tête ! Par exemple, avez-vous pensé rédiger une liste de photos officielles comportant les principaux intervenants à l’avance ? Et que faire si une personne non invitée se présente à la dernière minute ? Pour éviter tous ces tracas, la meilleure stratégie est d’établir tout d’abord un budget, et par la suite, un scénario ou un déroulement, minute par minute. Comme cela, les imprévus deviendront presque prévus !

Bref, parce que l’époque des conférences de presse est bel et bien révolue, ciblez vos invités selon les objectifs visés de l’événement et saisissez ainsi cette occasion pour y inviter les médias et les influenceurs de votre domaine. Vous serez donc assuré de la présence de plusieurs participants afin de faire des vagues, plutôt que de vivre le calme plat d’un lac en hiver.

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